Breve manual de estilo para escribir un e-mail.
M.Benítez ( 25/02/02)
http://www.poliedric.com
 

Escribir y leer e-mails. Para muchos de nosotros se ha convertido en una tarea que ocupa la mayor parte de nuestro tiempo delante de la pantalla. Por ello me sorprende aún el poco cuidado que algunos demuestran en la redacción de sus e-mails.

En otras ocasiones te he hablado de como deberías redactar los textos para tu web. Ahora me referiré a cómo redactar un e-mail para causar una buena impresión a su destinatario.

El hecho de que no veas al destinatario del mensaje no significa que debas tratarlo como a un completo extraño. Si vas a una primera reunión con cualquier contacto comercial, estoy convencida que estudias bien lo que le vas a decir y te presentarás con tu mejor sonrisa y quizás con tu mejor traje.

Esta es la idea que debes aplicar a tus e-mails, que deben transmitir la mejor imagen posible de ti y del negocio que representas. No dispones de matices con el tono de voz ni gestos, sólo letras que el receptor del mensaje traduce de forma inconsciente en una sensación positiva o no. Crear esa buena impresión que necesitas para tus intereses dependerá de como enfoques la redacción de esas líneas.

Como sabéis pongo mi e-mail a disposición de todo aquél o aquélla que desee contactar conmigo. Por supuesto contesto todos los mensajes que recibo excepto aquéllos donde:

1. El remitente me da la impresión de que no sabe quien soy o qué hago.

2. El remitente no firma el e-mail o no incluye su nombre o e-mail.

Vamos a ver algunos ejemplos que no contesté (reproduzco 100 % al pie de la letra):

"Podramos recibir más información, ya que estamos interesados en la contratación de su publicidad" (quién es, que empresa es...???)

"Subject: Solicitud de afiliación al programa de Unicef
Contenido: Subject: Solicitud de afiliación al programa de Unicef -Tradedoubler "

Para mí está claro. Un señor llama a tu casa por teléfono y sólo descolgar te pregunta "cómo se hace una paella". Me imagino que no le darás la receta :-) y que pensarás que se trata de una broma.

En cambio imagina esto: " Hola, soy Alfonso García. No nos conocemos personalmente pero Cristina me ha dado tu teléfono porque dice que eres una excelente cocinera. Tengo una comida de compromiso con mis amigos y he pensado que quizás tú serías tan amable de indicarme como podría preparar una buena paella, o quizás otra receta para quedar bien. Podría llamarte en otro momento si ahora no te va bien. Realmente me sacas de un apuro y quizás en otra ocasión pueda devolverte el favor (...)"

Creo que habrás visto la diferencia.

En el primer contacto comercial a través e-mail, hay que tener en cuenta:

• La línea de Asunto. Muchas personas deciden qué mensajes leer o no en función de la línea de Asunto. Conviene pensar algo corto, con un buen gancho y lo más personal posible.
• El saludo. Yo soy de la opinión que los e-mail no deben ser tan formales en tratamientos como las comunicaciones de negocios lo son normalmente. Al fin y al cabo se trata de ir al grano lo antes posible. Pero un saludo educado sin ser exagerado me parece necesario.
• Presentarte brevemente. Nombre y empresa es suficiente.
• Referencias. Dónde has obtenido el e-mail es siempre un buen inicio.
• El asunto. Lo importante es ser breve, no sabes cuanto tiempo te va a conceder el destinatario para decidir si le interesa o no.
  Entre 30 y 40 líneas son más que suficientes.
• Firma. Ya hablamos en ESTE documento, la incluiremos siempre.

Algunas cuestiones de estilo:

• TÚ o USTED lo dejo a tu criterio. Dependerá de cómo es el tipo de destinatario de tus mensajes.
• No escribir en mayúsculas, equivale a hablar a gritos.
• Todos los links que incluyas deberán estar operativos desde el propio e-mail.
• No adjuntes documentos a personas que no conozcas sin pedir primero permiso. Si debes enviar alguna información comercial ponla en una página web y remítele a esa dirección.
• No incluyas la lista de todos los destinatarios a los que has enviado un e-mail en el campo "Para o C/C"
• En las firmas o e-mail del remitente, presenta una mejor imagen incluir un e-mail personal que uno más general tipo info o ventas, etc...
• Ten cuidado con las dobles interpretaciones, lo que queda escrito difícilmente se puede matizar.
• Releer siempre los mensajes y revisar la ortografía antes del envío.

Si te encuentras en situación de tener que responder un e-mail aplica estos mismos consejos y:

• si no dispones de tiempo para contestar o estudiar el e-mail, responde con un mensaje que indique que has recibido su mensaje pero que no podrás contestar hasta tal día.
• si no puedes comprobar tu e-mail muy a menudo, instala un autorrespondedor automático.